Häufig gestellte Fragen
1. Wie sieht der praktische Ablauf aus?
Der Klient übergibt uns seine Originalrechnungen bzw. elektronische Kopien – je nach Einreichland und deren Gesetzen (wir helfen im Vorfeld gerne mit unserem Beleg-Selektions-Service BSS); wir prüfen diese in einem ersten Schritt auf Verwendbarkeit, holen Vollmacht und weitere Einreichpapiere ein. EU-Anträge werden über das Onlineportal FinanzOnline übermittelt, bzw. bei Anträgen in Drittländern leiten wir die Anträge an unsere CASH BACK Partner in den jeweiligen Ländern weiter, dort werden die Formulare erstellt, ergänzt und für Sie eingereicht. In weiterer Folge Bescheide geprüft bzw. erforderlichenfalls beeinsprucht. Der Erstattungsbetrag wird an den Klienten unter Einbehaltung unserer Erfolgsprovision von der tatsächlich erstatteten Mehrwertsteuer über ein Treuhandkonto überwiesen und die Originalbelege mit einem Reporting retourniert.
2. Welche Unterlagen werden benötigt und woher bekommt man sie?
Elektronische Kopien, bzw. in manchen Ländern Originalrechnungen, welche grundsätzlich auf die korrekte Firmenanschrift ausgestellt sein müssen.
Für Nicht-EU-Länder eine Unternehmerbescheinigung des österreichischen Finanzamtes und eine Vollmacht für die CASH BACK Organisation. Länderweise eventuell noch Fragebogen, Bestätigung etc. Alle Formulare werden von CASH BACK unterschriftsfertig vorbereitet.
3. Wie lange dauert die Erledigung bis zur Refundierung?
Die Dauer ist länderweise sehr unterschiedlich. Erfahrungsgemäß dauert es zwischen 1 und 12 Monaten. Der Mitgliedsstaat der Erstattung sollte innerhalb von 4 Monaten mitteilen, ob die Erstattung gewährt wurde, abgewiesen wurde oder ob noch zusätzliche Informationen benötigt werden. Je früher Ihre Anträge bei den Behörden eingereicht werden, umso rascher werden sie bearbeitet und refundiert.
4. Wann kann/muss man Anträge stellen?
Bei hohen Beträgen ist eine quartalsweise Einreichung möglich. In Drittländern ist die Einreichfrist eintreffend bei den Behörden der 30. Juni des Folgejahres bzw. in EU-Ländern der 30. September des Folgejahres. Manche Länder wie z.B. Niederlande, Australien und Island haben Sonderregelungen – bitte kontaktieren Sie uns. Eine administrative Vorlaufzeit von 8 Wochen sollte bei Einreichung über CASH BACK wegen der nötigen Sorgfaltsprüfung eingehalten werden.
5. Was kostet der Service von CASH BACK?
Als Standardkondition gilt: Jahresgebühr; Erfolgsprovision von der stattgegebenen MWST. Auf Wunsch bieten wir auch unser Beleg-Selektions-Service an.
Gerne bieten wir Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes individuelles Angebot an.
6. Werden neben der angeführten Provision von den ausgezahlten Refundierungen noch weitere Kosten verrechnet?
In der vereinbarten Provision ist die Erledigung aller formalen Antragsschritte inkl. Formulare, Rechtsmittel und Einsprüche, sowie die MWST-Gutschriftsbeschaffung und – falls gewünscht – die umfassende Beratung im Vorfeld hinsichtlich der formalen Richtigkeit Ihrer einzureichenden Belege inkludiert.
Nicht enthalten sind etwaige Auslagen Dritter, die in speziellen Fällen erforderlich sein können, wie beispielsweise Übersetzungsarbeiten, notarielle Beglaubigungen, Registrierungsgebühren etc.
Sollte die MWST-Erstattungssumme je Steuerjahr und Land weniger als € 500,00 betragen, behält sich CASH BACK Management GmbH vor, einen Bearbeitungskostenzuschlag in Höhe von 5% von der erstatteten MWST einzuheben.
7. Werden eventuell erforderliche Erklärungsschreiben von CASH BACK vorbereitet, damit der Kunde diese nur noch firmenmäßig zeichnen und retournieren muss und sind diese kostenpflichtig?
Sofern nicht konkrete Zusatzinformationen, bzw. Zusatzbelege, welche nur beim Kunden ausgehoben werden können, von den Behörden verlangt werden, bereitet CASH BACK alles für den Kunden vor.
Im Rahmen einer Zusammenarbeit ist die Beantwortung und Weiterleitung aller anfallenden Fragen selbstverständlich Teil des Serviceangebotes von CASH BACK und damit NICHT kostenpflichtig.
8. Findet vor der Weiterleitung an die Finanzbehörden eine Prüfung der Rechnungen hinsichtlich notwendiger Rückerstattungskriterien statt?
Jede von Ihnen übermittelte Rechnung wird im Zuge der Einreichungen hinsichtlich der je nach Land herrschenden Rückerstattungskriterien geprüft. Sollten Belege aufgrund von formalen Mängeln nicht einreichbar sein, kümmert sich CASH BACK, um die Korrektur bzw. Neuausstellung der betroffenen Belege, damit diese doch noch geltend gemacht werden können, so erzielen wir für Sie die größtmögliche Rückholquote.
Sollten Ihre Belege nicht nach Steuerjahr, Einreichland und deren Rückholmöglichkeiten geordnet bei uns eingehen, übernehmen wir im Rahmen des von uns als Zusatzleistung angebotenen Beleg-Selektion-Service (BSS) die Sortierung der Belege je Einreichland und deren Rückholmöglichkeiten.
9. Wir sind steuerlich registriert in div. Ländern, daher ist die Rückholung über das „normale“ Vergütungsverfahren in den registrierten Ländern für uns nicht möglich.
Das stimmt, jedoch werden die Reisekosten in den meisten Fällen bei der Umsatzsteuervoranmeldung nicht berücksichtig und somit geht hier die MWST verloren. CASH BACK Management GmbH übernimmt hier für Sie die Aussortierung (BSS) der erstattbaren Reisekostenbelege aus Ihren Reisekostenabrechnungen und bereitet diese für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung vor. Der Vorteil bei der Auslagerung der Belegselektion ist jene, dass keine weitere Kapazität von Ihnen erforderlich ist und nur Belege entnommen werden die den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Oft „ruhen“ unerwartete MWST-Summen in den Reisekostenabrechnungen.
10. Wozu braucht man CASH BACK eigentlich, wenn man eine Einreichung selbst machen kann?
Ein übliches Unternehmen stellt meist nur 3 -5 Anträge, und diese oft in der Stoßzeit zum Jahresabschluss! Die CASH BACK-GRUPPE erledigt täglich tausende an Rückerstattungsanträgen und hat langjährige Erfahrung und Routine. Die formalen Erfordernisse ändern sich häufig, dazu kommen immer mehr Länder mit speziellen Rückholkriterien, den laufenden Überblick zu gewährleisten und die jeweiligen Möglichkeiten auszunutzen ist Expertensache. Hier ist Outsourcing an einen Spezialdienstleister der professionelle und kostensparende Weg.
Selbst wenn die Antragstellung nur für Deutschland selbst gemacht wird, ist es bei den Nächtigungs- und Repräsentationskosten schon heikel; ausländische Steuerprüfungen und Nachzahlungen könnten drohen! Formale Rechnungs-“Sanierung” ist vom Spezialisten im Vorfeld mit Know-how möglich! Für fremdsprachige Länder gibt es nicht nur nationale Spracherfordernisse (z.B. für Auflistungen, Rückfragen der Behörden, Einspruchslegungen und dergleichen), sondern auch triviale, formale Hürden, die unsere nationalen CASH BACK Partner natürlich kennen und damit Fehler vermeiden bzw. korrigieren können.
In dynamischen Unternehmen entwickeln sich die Mitarbeiter weiter, werden versetzt oder wechseln das Unternehmen. Das firmeninterne Know-how ist rasch verloren, die Aufwendungen zur Anlernung neuer Mitarbeiter sind hoch und auch die laufende Weiterbildung um am neuesten Stand der jeweiligen Gesetze zur Mehrwertsteuerrückholung zu bleiben ist für Ihre Mitarbeiter zeitaufwändig – Zeit ist Geld – darum lieber gleich zum Experten Cash Back VAT Reclaim und Ihre Mitarbeiter können sich ausschließlich Ihrem Tagesgeschäft widmen.